電子帳簿保存法について

　こんにちは！税理士法人IU Managementです。　

　本年1月1日より、電子帳簿保存法の電子取引データの保存が義務化となりましたね。

　今回はその電子帳簿保存法の概要を改めてご紹介しようと思います。

電子帳簿保存法とは？

　電子帳簿保存法（通称：電帳法）とは、国税帳簿書類の電子データでの保存を認める法律です。

　従来、請求書や帳簿書類等は原則として紙での保存が義務付けられていましたが、ペーパーレス化・DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進により、電子データでの保存も認められるようになりました。

　この電子帳簿等保存制度は、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の３つの制度に区分されています。

　

　（1）　電子帳簿等保存（任意）

　電子帳簿等保存とは、事業者自らがパソコン等で作成した国税関係帳簿（仕訳帳や総勘定元帳等）、国税関係書類（貸借対照表、損益計算書等）を、紙での保存ではなく、電子データのまま保存を認める制度になります。

　こちらの制度利用については、事業者の任意によります。

　また、「優良な電子帳簿」は、「モニター、説明書等を備え付ける」などの電子帳簿として保存するための要件に加えて、以下の保存要件を満たして保存している場合、その電子帳簿に関連する申告漏れの過少申告加算税が５％軽減される措置を受けることができます。（あらかじめ届出書を提出している必要があります。）

　①　訂正削除履歴の確保

　　電子データの記録事項について訂正削除を行った場合、又は電子データへの入力業務に係る通常の期間を経過した場合には、
　　その事実・内容を確認できる必要があります。

　②　相互関連性の確保

　　電子データの記録事項が関連する他の帳簿の記録事項との間で、相互にその関連性を確認できる必要があります。

　③　検索機能の確保

　　検索機能の確保の要件は以下の3つです。
　　・取引年月日、取引金額、取引先を条件として検索できること
　　・日付または金額については、範囲指定して検索できること
　　・2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて検索できること

　優良な電子帳簿の対象となる帳簿は、仕訳帳、総勘定元帳、その他必要な帳簿（下記表の記載事項に係るものに限る）となります。

　

　（2）　スキャナ保存（任意）

　スキャナ保存とは、自社で発行した紙の書類や取引先から紙で受領した請求書等を、一定の保存要件を満たした電子データで保存を認める制度になります。
　例えば、お店で購入した際の領収書等を電子データで保存したい場合はこちらに該当します。

　また、電子データ化する際にはスキャナでのスキャンだけでなく、スマホ等で撮影した電子データでの保存も可能です。

　こちらも電子帳簿等保存と同様に事業者の任意となります。

　（3）　電子取引データ保存（義務化）

　電子取引データ保存とは、電子メールの添付ファイルやWEB上から受領した請求書・領収書等の電子データを以下の保存要件を満たして保存しなければならない制度になります。
　例えば、取引先からメールで請求書を受領した場合やインターネット上でECサイトを利用した際の領収書を電子データで受領した場合等が該当します。

　①　電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付

　　自社開発のプログラムを使用する場合に限るので、基本的には必要ありません。

　②　ディスプレイやプリンタ等の備付け

　③　改ざん防止措置

　　具体的には、タイムスタンプの付与、又はデータの訂正削除を記録できるシステムの使用等の必要があります。
　　また、訂正削除の防止に関する事務処理規定の備付けでも要件を満たします。

　④　検索機能の確保

　　保存した電子データを「取引年月日等、取引金額、取引先」で検索できるように保存する必要があります。

　ただし、基準期間の売上高が5,000万円以下の事業者や出力した書面を取引年月日及び取引先ごとに整理された状態で提示できるようにしている場合は検索機能の確保は不要となります。

　対応が大変な電子帳簿保存法ですが、新たな猶予措置として2つの要件を満たす場合は、義務化とされている電子取引データ保存についても対応しなくて良いとされました！！

　①　保存時に満たすべき要件に従って電子データを保存できなかったことについて、所轄税務署長が相当の理由があると認める場合

　②　税務調査の際にダウンロードの求め及び電子データの出力書面の提示・提出の求めに応じることができるようにしている場合

　最近では電子データでのやり取りが増えてきており、始まったばかりの制度でどうしたら良いか分からないことが実務上たくさん出てきていると思います。

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